Bessere Erinnerungs-E-Mails für Events zur Steigerung der Teilnahme

Seien wir ehrlich: deine Event-Erinnerungs-E-Mails sind deine Geheimwaffe, um Menschen, die sich angemeldet haben, in Menschen zu verwandeln, die tatsächlich erscheinen. Das sind nicht nur einfache Stupser. Eine kluge Erinnerungsstrategie baut Aufregung auf, liefert wichtige Informationen und ist einer der besten Wege, um No-Show-Raten drastisch zu senken, indem du dein Event im Gedächtnis hältst.

Warum dein Event von intelligenten Erinnerungs-E-Mails abhängt

Der Erfolg eines Events wird nicht daran gemessen, wie viele Personen sich anmelden. Es geht darum, wie viele durch die Tür gehen (virtuell oder physisch). Das Leben wird hektisch, und selbst die enthusiastischste Person kann eine Verpflichtung vergessen, die sie vor Wochen eingegangen ist. Hier hören Erinnerungs-E-Mails für Events auf, ein "nice-to-have" zu sein und werden zu einem wesentlichen Bestandteil deines Playbooks.

Diese Nachrichten sind weit mehr als ein einfaches "nicht vergessen" Ping. Sie sind ein kritischer Touchpoint, um Teilnehmer daran zu erinnern, warum sie sich ursprünglich angemeldet haben, und festigen ihre Entscheidung, dabei zu sein.

Die Psychologie der Verpflichtung

Wenn sich jemand für dein Event anmeldet, hat er eine kleine Verpflichtung eingegangen. Aber dieses anfängliche "Ja" ist fragil und geht leicht im Trubel eines vollgepackten Terminkalenders unter.

Eine gut getimte Reminder-E-Mail fungiert als psychologischer Anker. Sie verstärkt das anfängliche Interesse und lässt das Event in den Gedanken konkreter und wichtiger erscheinen. Jede Nachricht, die du sendest, vertieft diese Investition und verlagert die Denkweise von "Ich gehe vielleicht hin" zu "Ich gehe definitiv hin."

Eine durchdachte Reminder-Sequenz teilt nicht nur Logistik mit; sie pflegt die Beziehung zwischen dir und deinem Teilnehmer und lässt ihn sich geschätzt und vorbereitet fühlen, lange bevor das Event beginnt.

Informationen in Vorfreude verwandeln

Eine großartige Erinnerungssequenz wiederholt nicht nur Datum und Uhrzeit—sie baut Momentum und echte Aufregung auf. Anstatt die gleiche alte Nachricht zu senden, denk darüber nach, was du teilen kannst, um die Leute dazu zu bringen, die Tage zu zählen.

Hier sind ein paar Ideen, die Wunder bewirken:

• Speaker-Spotlights: Stelle einen Hauptredner mit einem kraftvollen Zitat oder einer kurzen, überzeugenden Biografie vor.
• Agenda-Highlights: Mache Lust auf eine unverzichtbare Session oder eine einzigartige Networking-Gelegenheit, die sie nicht verpassen wollen.
• Logistische Tipps: Teile hilfreiche Infos wie Parkplatzdetails für ein persönliches Event oder eine kurze Anleitung zur Navigation der virtuellen Platform.
• Exklusiver Content: Biete eine herunterladbare Ressource oder einen Vorgeschmack auf etwas zum Event-Thema an.

Es gibt harte Daten, die das unterstützen. Diese Kampagnen reduzieren nachweislich No-Shows und steigern das Engagement. Eine große Tech-Konferenz zum Beispiel sah einen 30% Rückgang bei No-Shows, nachdem sie eine einzige, generische E-Mail durch eine zielgerichtete Erinnerungssequenz ersetzt hatten.

Da 77% der B2B-Käufer E-Mail für professionelle Kommunikation bevorzugen, bleibt es ein wichtiger Kanal.

Genau hier wird ein Service wie Add to Calendar PRO so kraftvoll. Indem du einen einfachen "Add to Calendar"-Button direkt in deine Bestätigungs- und Erinnerungs-E-Mails einbettest, ermächtigst du Teilnehmer, das Datum nach ihren eigenen Bedingungen zu sichern. Es erstellt eine persistente, automatisierte Erinnerung direkt in ihrem persönlichen Kalender, arbeitet Hand in Hand mit deinen E-Mails, um zu garantieren, dass sie auftauchen.

Um tiefer in die Details einzutauchen, schau dir unseren Guide über das Erstellen effektiver E-Mail-Event-Erinnerungen an.

Was du in deine Reminder Emails einbeziehen solltest

Also, was gehört eigentlich in eine Reminder Email, die Menschen lesen und auf die sie reagieren werden? Hier passiert die Magie. Ein großartiger Reminder ist der Unterschied zwischen einem Teilnehmer, der sich vorbereitet und aufgeregt fühlt, und einem, der verwirrt ist und wahrscheinlich absagen wird.

Das Ziel ist nicht nur, Informationen aufzulisten; es geht darum, eine Email zu verfassen, die sowohl kristallklar als auch wirklich hilfreich ist. Denk daran, deine Teilnehmer sind beschäftigte Menschen, die wahrscheinlich nur schnell auf ihrem Handy einen Blick darauf werfen. Du musst direkt zum Punkt kommen.

Nagel die wichtigen Logistik-Details fest

Zunächst einmal muss jede Erinnerung die wichtigsten Event-Details klar angeben. Lass die Leute nicht nach diesen Informationen suchen. Verwende fetten Text, Aufzählungspunkte oder einen sauberen, formatierten Bereich, um diese entscheidenden Details unmöglich zu übersehen.

Deine E-Mail muss Folgendes enthalten:

• Event-Name: Den vollständigen, offiziellen Namen deines Events. Hier keine Spitznamen oder Abkürzungen.
• Datum und Uhrzeit: Liste das vollständige Datum, die Startzeit und die Endzeit auf. Und bitte, gib die Zeitzone an. Du wärst schockiert, wie viele No-Shows bei virtuellen Events einfach wegen einer Zeitzone-Verwechslung passieren.
• Ort: Für Präsenz-Events gib die vollständige Straßenadresse und als Höflichkeit einen direkten Link zu Google Maps an. Für virtuelle Events sollte der "Join"-Link ein großer, fetter, unmöglich-zu-übersehender Button sein.

Denke über die absoluten Grundlagen hinaus. Was würde ihr Leben noch einfacher machen? Für eine physische Konferenz könnten das eine Karte der besten Parkplätze oder Tipps sein, welche U-Bahn-Linie man nehmen sollte. Für ein Webinar könnte es ein kurzer Hinweis darauf sein, wie man die Q&A-Funktion nutzt. Es sind diese kleinen, durchdachten Gesten, die zeigen, dass du dir tatsächlich Gedanken über ihre Erfahrung machst.

Baue Begeisterung mit wertorientiertem Content auf

Eine Reminder-E-Mail sollte sich nicht wie eine Stromrechnung lesen. Das ist deine Chance, den Funken der Begeisterung wieder zu entfachen, den sie hatten, als sie sich ursprünglich angemeldet haben, und sie von einem passiven Registranten zu einem aktiven, engagierten Teilnehmer zu machen.

Anstatt ihnen nur zu sagen, wann das Event stattfindet, erinnere sie daran, warum sie ursprünglich kommen wollten. Ein paar wertorientierte Häppchen können Wunder bewirken, um Vorfreude aufzubauen.

Eine großartige Reminder-E-Mail verändert die Denkweise des Teilnehmers von "einem Event, das ich besuchen muss" zu "einer Erfahrung, die ich nicht verpassen möchte." Sie stellt die Teilnahme als Vorteil dar, nicht als Verpflichtung.

Wie machst du das? Versuche, ein kraftvolles Zitat von deinem Keynote Speaker zu präsentieren. Oder teile vielleicht ein kurzes Video-Teaser von einem der Panelisten. Ein spezifischer, unverzichtbarer Agenda-Punkt hervorzuheben – wie eine exklusive Networking-Session oder ein praxisorientierter Workshop – ist eine weitere fantastische Taktik. Plötzlich ist deine E-Mail nicht nur eine Benachrichtigung; sie ist ein wertvoller Teil des Pre-Event Contents.

Der wichtigste Call-to-Action

Schließlich braucht jede einzelne Erinnerung einen kraftvollen und offensichtlichen Call-to-Action (CTA). Schwache, passive Formulierungen wie "Bis bald!" sind eine riesige verpasste Chance. Dein Haupt-CTA sollte die einzelne hilfreichste Aktion sein, die ein Teilnehmer unternehmen kann, um ihn zur Tür zu bekommen (virtuell oder anderweitig).

Genau hier kommt unser Service, Add to Calendar PRO, ins Spiel. Der wirksamste CTA, den du möglicherweise einbauen kannst, ist ein fetter, unübersehbarer "Add to Calendar" Button.

Wenn jemand auf diesen Button klickt, wird dein Event sofort in seinen persönlichen digitalen Kalender eingesperrt—egal ob Google, Outlook oder Apple. Dieser eine einfache Klick automatisiert alle zukünftigen Erinnerungen auf seinem eigenen Gerät. Es ist ein mächtiges Backup-System, das mit deinen E-Mails zusammenarbeitet, um No-Show-Raten zu senken und sicherzustellen, dass sie bereit sind, wenn dein Event startet.

Die beste Zeit und Häufigkeit für deine Erinnerungen

Du kannst die brillanteste Erinnerungs-E-Mail der Welt verfassen, aber wenn du sie zur falschen Zeit sendest, ist sie nur digitales Rauschen. Die richtige Zeit und Häufigkeit für deine Event-Erinnerungen zu finden ist genauso wichtig wie das, was du in sie hineinschreibst.

Das Ziel ist es, einen Rhythmus zu schaffen—einen stetigen Takt der Kommunikation, der dein Event präsent hält, ohne zu einem Ärgernis zu werden. Du willst die Teilnehmer von allgemeiner Begeisterung zu spezifischen, umsetzbaren Details führen, während sich der große Tag nähert.

Diese Infografik zeigt eine ziemlich standardmäßige und höchst effektive Taktung für deine Erinnerungen auf.

Die wirkliche Erkenntnis hier ist sicherzustellen, dass der Zweck jeder E-Mail mit ihrem Timing übereinstimmt. Du lieferst immer mehr Wert, je näher das Event rückt.

Die ideale Kadenz für Erinnerungen

Eine gut geplante Sequenz stellt sicher, dass deine Nachrichten nicht nur zugestellt werden, sondern tatsächlich mit Wirkung ankommen. Während jede Veranstaltung ihre eigenen einzigartigen Bedürfnisse hat, folgen erfahrene Profis oft einer Multi-Touchpoint-Strategie, bei der jede E-Mail eine spezifische Aufgabe hat.

Das ist nicht nur Rätselraten; die Daten unterstützen es. Event Marketer senden oft eine Sequenz von bis zu sechs Nachrichten, von der ersten "Danke für die Anmeldung" E-Mail bis hin zu Nachfassungen nach der Veranstaltung.

Bei den Pre-Event-Erinnerungen liegt der Sweet Spot in der Wochenmitte. E-Mails, die am Dienstag (53%), Donnerstag (48%) und Mittwoch (40%) gesendet werden, zeigen durchweg das höchste Engagement. Du kannst tiefer in solche Statistiken eintauchen in der Dynamics 365 Community.

Ein solider Ausgangspunkt für deinen Zeitplan umfasst normalerweise diese wichtigen Momente:

• Eine Woche vorher: Das ist deine "Hype" E-Mail. Baue echte Aufregung auf. Stelle einen Keynote Speaker in den Mittelpunkt, eine unverzichtbare Session oder eine einzigartige Networking-Gelegenheit, die Teilnehmer nicht verpassen wollen.
• 24-48 Stunden vorher: Zeit, von Hype zu Logistik zu wechseln. Diese E-Mail dreht sich ausschließlich um die finalen, praktischen Details. Gib ihnen den direkten Link für eine virtuelle Veranstaltung, klare Parkinformationen für eine Präsenzveranstaltung oder andere Last-Minute-Anweisungen.
• Eine Stunde vorher: Das ist der finale Anstoß. Er muss kurz, direkt und auf eine Sache fokussiert sein: sie dazu zu bringen, zu klicken und teilzunehmen. Ein großer, offensichtlicher "Jetzt teilnehmen" Button ist hier nicht verhandelbar.

Natürlich kann ein einzelner Zeitplan nicht in jede Situation passen. Die praktische Tabelle unten skizziert einen detaillierteren und flexibleren Zeitplan, den du für deine eigenen Veranstaltungen anpassen kannst.

Empfohlener Zeitplan für Event-Erinnerungs-E-Mails

Diese Vorlage bietet einen bewährten Zeitplan für deine Event-Erinnerungs-E-Mails, entwickelt um Öffnungsraten zu steigern und mehr Menschen dazu zu bringen, zu erscheinen. Sie deckt die gesamte Journey ab, vom Moment der Anmeldung bis zu deiner Post-Event Dankes-E-Mail.

Betrachte diese Tabelle als Ausgangspunkt. Zögere nicht, sie basierend auf dem anzupassen, was du über deine Zielgruppe und die spezifische Art deines Events weißt.

Anpassung deines Zeitplans für verschiedene Events

Natürlich ist ein Einheitsansatz ein Rezept für Mittelmäßigkeit. Die richtige Häufigkeit hängt wirklich von deinem Event-Typ ab. Eine große, mehrtägige Konferenz mit einem sechsmonatigen Registrierungsfenster könnte leicht von monatlichen Updates profitieren, die in diese finale, intensivere Woche der Erinnerungen münden.

Andererseits benötigt ein einfaches einstündiges Webinar wahrscheinlich nur die 24-Stunden- und 1-Stunden-Erinnerungen. Übertreibe es nicht. Der Schlüssel liegt darin, deine Kommunikationsintensität an die Größe und Komplexität deines Events anzupassen. Habe niemals Angst davor, verschiedene Zeiten zu testen, um zu sehen, worauf deine Zielgruppe am besten reagiert.

Denke daran, das Ziel deines Erinnerungszeitplans ist nicht nur zu informieren. Es ist, die Journey deiner Teilnehmer zu leiten. Jede E-Mail sollte sie vorbereiteter und aufgeregter fühlen lassen als die vorherige.

Vergiss nicht die Post-Event Follow-Ups

Deine Arbeit ist nicht beendet, wenn das Event zu Ende ist. Tatsächlich ist das, was du als nächstes tust, entscheidend. Post-Event E-Mails sind deine Chance, wertvolles Feedback zu sammeln, Ressourcen zu teilen und die Beziehung für das aufzubauen, was du als nächstes machst.

Wir empfehlen immer, zwei verschiedene Follow-Ups zu versenden:

1. Eine "Danke für deine Teilnahme" E-Mail: Verschicke diese innerhalb von 24 Stunden. Das ist deine Chance, einen Link zu einer Feedback-Umfrage einzufügen und wertvolle Ressourcen wie Präsentationsfolien oder Videoaufzeichnungen zu teilen.
2. Eine "Schade, dass wir dich verpasst haben" E-Mail: Diese geht an die Personen, die sich registriert haben, aber nicht teilnehmen konnten. Es ist eine großartige Möglichkeit, ihnen zu zeigen, was sie verpasst haben, indem du eine Aufzeichnung bereitstellst und sie ermutigst, sich für dein nächstes Event anzumelden.

Personalisierung nutzen, um das Engagement zu steigern

Seien wir ehrlich: generische E-Mails nach dem Gießkannenprinzip sind der schnellste Weg, damit deine Nachricht ignoriert wird. Wenn du eine echte Verbindung zu deinen Teilnehmern aufbauen und sicherstellen möchtest, dass deine reminder emails for events tatsächlich geöffnet werden, musst du persönlich werden. So verwandelst du eine generische Rundmail in ein echtes Gespräch.

Alles beginnt damit, über das Versenden derselben Nachricht an alle auf deiner Liste hinauszugehen. Eine überraschend einfache, aber wirkungsvolle Strategie ist es, deine Teilnehmer zu segmentieren. Indem du sie basierend darauf gruppierst, wie sie sich angemeldet haben oder wofür sie sich angemeldet haben, kannst du deine Erinnerungen unendlich relevanter und ansprechender machen.

Clevere Wege, deine Zielgruppe zu segmentieren

Segmentierung muss kein übermäßig komplexes Data-Science-Projekt sein. Du hast wahrscheinlich schon alle Daten, die du gerade brauchst. Ein großartiger Ausgangspunkt ist, deine Liste basierend auf einfachen Kriterien zu unterteilen, die dir Hinweise auf ihre Interessen geben oder darauf, wie vertraut sie mit deinen Events sind.

Denke daran, deine Liste auf diese Weise zu segmentieren:

• Ticket-Typ: Jemand mit einem VIP-Pass braucht Erinnerungen, die den Wert seines Kaufs verstärken. Sprich über die exklusiven Vorteile, wie eine private Networking-Lounge oder eine spezielle Q&A-Runde. Währenddessen werden sich Besucher mit General Admission mehr für die Hauptbühnen-Agenda und allgemeine Logistik interessieren.
• Registrierungsquelle: Woher kommen sie? Von einer Social Media Anzeige, der E-Mail eines Partners oder direkt von deiner Website? Du kannst den Ton und Inhalt subtil anpassen, um zu dem Kanal zu passen, über den du erstmals mit ihnen in Kontakt gekommen bist, wodurch sich die Erfahrung nahtlos anfühlt.
• Erstmalige vs. wiederkehrende Teilnehmer: Ein Neuling wird ein warmes Willkommen und etwas zusätzliche Unterstützung bei logistischen Details zu schätzen wissen. Aber für einen treuen Teilnehmer, der schon früher bei deinen Events war? Ein einfaches „Wir freuen uns so sehr, dich wieder dabei zu haben!" lässt sie sich gesehen und wertgeschätzt fühlen.

Wenn du personalisierst, fühlen sich die Teilnehmer wie Individuen, nicht nur wie eine weitere Nummer auf einer Registrierungsliste. Diese einfache Handlung, deine Nachricht anzupassen, kann deine Öffnungsraten dramatisch steigern und eine stärkere Verbindung zu deinem Event aufbauen, bevor es überhaupt beginnt.

Deine Erinnerungen persönlich gestalten

Sobald du deine Segmente hast, ist die Verwendung von Merge Tags ein einfacher Gewinn. Einfach den Vornamen eines Teilnehmers in der Betreffzeile oder Begrüßung zu verwenden, ist eine bewährte Methode, um sich durch das Rauschen einer überfüllten Inbox zu schneiden.

Aber echte Personalisierung geht tiefer. Stell dir vor, du veranstaltest eine mehrtägige Konferenz. Du könntest eine gezielte Erinnerung nur an Teilnehmer senden, die für einen bestimmten Workshop registriert sind, und dabei Details hervorheben, die nur für sie relevant sind. Für ein Webinar könntest du eine spezielle Nachricht an Personen senden, die während der Registrierung eine Frage gestellt haben, und dabei ihr spezifisches Interesse würdigen.

Das funktioniert so gut, weil Email immer noch einer der direktesten und dominantesten Kanäle ist, die wir haben. Es ist keine Überraschung, dass Umfragen zeigen, dass 99% der Verbraucher täglich ihre Emails checken, wobei viele ihren Morgen damit beginnen, durch ihre Inbox zu scrollen. Die Daten zeigen, dass die besten Tage für Engagement Dienstag und Donnerstag sind, was sie zu perfekten Kandidaten für das Senden dieser sorgfältig gestalteten Erinnerungen macht. Du kannst tiefer in das beste Timing für Event Emails auf myemma.com eintauchen.

Natürlich ist Email nicht das einzige Spiel in der Stadt. Die Erkundung anderer Kanäle wie mobile Push Notifications kann dir einen weiteren mächtigen Touchpoint geben, besonders wenn dein Event eine eigene App hat. Wenn das Teil deiner Strategie ist, ist dieser Guide zu Capacitor Push Notifications eine fantastische Ressource, um zu beginnen.

Optimiere deinen Workflow mit Automatisierung

Seien wir ehrlich: jede einzelne E-Mail für ein großes Event manuell zu versenden ist nicht nur lästig—es ist ein sicherer Weg, Fehler zu machen oder auszubrennen. Für jeden seriösen Eventorganisator ist Automatisierung kein Extra; sie ist ein Kernelement des Toolkits. So gewinnst du deine Zeit zurück und stellst sicher, dass kein Detail übersehen wird.

Das eigentliche Ziel hier ist es, ein zuverlässiges "einstellen und vergessen" System für deine Reminder Emails for Events zu erstellen. Wenn du das richtig hinbekommst, kannst du dich auf das konzentrieren, was wirklich zählt: eine großartige Erfahrung für deine Teilnehmer zu schaffen.

Die perfekte Verbindung von Email und Kalender-Strategie

Der intelligenteste Automatisierungs-Ansatz lebt nicht nur in deiner Email-Plattform. Er verbindet dein Email-Marketing mit den Kalender-Apps, die deine Teilnehmer bereits täglich nutzen. Wenn diese beiden Kanäle zusammenarbeiten, erhältst du ein mächtiges, zweispuriges Erinnerungs-System.

Alles beginnt damit, dass du einen einfachen aber wirkungsvollen 'Zum Kalender hinzufügen'-Button zu deiner ersten Bestätigungs-Email hinzufügst. Wenn jemand darauf klickt, bekommt er nicht nur die Event-Details. Er erschafft eine direkte Brücke zwischen deinem Event und seinem persönlichen Terminplan. Dieser eine Klick ist ein totaler Game-Changer.

Indem du deine Teilnehmer dazu bringst, dein Event zu ihrem Kalender hinzuzufügen, lagerst du zukünftige Erinnerungen praktisch an ihre eigenen vertrauenswürdigen Geräte aus. Ihr Handy und Computer übernehmen nun die "Vergiss nicht!"-Stupser und arbeiten in perfektem Einklang mit deiner Email-Sequenz.

Wie unser Service Automation einfach macht

Wir haben unseren Service bei Add to Calendar PRO entwickelt, um die gesamte Komplexität aus diesem Prozess herauszunehmen. Sobald du dein Event in unserem System eingerichtet hast, kannst du automatisierte Kalenderereignis-Erinnerungen einrichten, die an jede einzelne Person gesendet werden, die das Event hinzufügt.

Wie du sehen kannst, ist das Einrichten dieser automatisierten Erinnerungen direkt aus unserem Dashboard heraus unglaublich unkompliziert.

Du kannst ganz einfach mehrere Benachrichtigungen planen - vielleicht eine einen Tag vorher und eine weitere eine Stunde vorher - ohne eine einzige Zeile Code anfassen zu müssen. Dies schafft ein narrensicheres System, das die Chancen drastisch erhöht, dass alle pünktlich erscheinen.

Diese kalenderbasierte Automation ist der perfekte Partner zu deinen E-Mail-Erinnerungen und stellt sicher, dass deine Nachricht durchkommt, egal was passiert. Und wenn du die gesamte Journey von der Anmeldung bis zum Erscheinen automatisieren möchtest, solltest du dir auch ansehen, wie du einen RSVP Link erstellst, der sich direkt in diesen Workflow einfügt.

Indem du sowohl deine Kalenderbenachrichtigungen als auch deine E-Mail-Sequenz automatisierst, baust du einen robusten Kommunikationsplan auf, der deine Verwaltungszeit drastisch reduziert. Noch wichtiger ist, dass er deinen Teilnehmern eine nahtlose, professionelle Erfahrung bietet und sie sich vom Moment der Registrierung an gut betreut fühlen.

Häufige Fragen zu Event-Erinnerungen

Wenn du mitten in der Eventplanung steckst, tauchen immer wieder ein paar Fragen zu Erinnerungs-E-Mails auf. Diese richtig hinzubekommen kann den Unterschied zwischen einem halb leeren Raum und einem vollen Haus ausmachen, also lass uns die häufigsten Fragen durchgehen, die wir von Organisatoren wie dir hören.

Betrachte dies als deinen praktischen, schnörkellosen Leitfaden zur Feinabstimmung deiner Reminder-Strategie.

Wie viele Erinnerungsmails sind zu viele?

Das ist der klassische Balanceakt, nicht wahr? Du musst im Gedächtnis bleiben, ohne zu Hintergrundrauschen in einem überfüllten Posteingang zu werden.

Obwohl es keine einzelne magische Zahl gibt, die für jede Veranstaltung funktioniert, ist eine Sequenz von drei bis vier E-Mails in der letzten Woche ein solider, branchenerprobter Ansatz. Sie trifft den Sweetspot zwischen hilfreich und nervig.

Ein Rhythmus, von dem unser Team immer wieder gesehen hat, dass er unglaublich gut funktioniert, sieht so aus:

• Eine Woche vorher: Dein erster echter Schubs. Das ist deine Chance, etwas Hype aufzubauen und die Leute daran zu erinnern, warum sie aufgeregt genug waren, sich überhaupt anzumelden.
• Einen Tag vorher: Zeit, praktisch zu werden. Diese E-Mail sollte sich ganz um die finalen Details drehen—wie man teilnimmt, was man mitbringen soll, wo man parken kann. Die wichtigsten Informationen.
• Eine Stunde vorher: Halte es kurz, süß und auf den Punkt gebracht. Der Star dieser E-Mail ist ein großer, fetter "Jetzt teilnehmen" Button.

Der Schlüssel ist sicherzustellen, dass jede E-Mail etwas Neues bietet. Wiederhole nicht einfach nur Datum und Uhrzeit. Teile ein überzeugendes Sprecher-Zitat, einen nützlichen logistischen Tipp oder einen direkten Link zur Session-Agenda. Gib deinen Teilnehmern auch immer eine klare Möglichkeit, ihre Kommunikationseinstellungen zu verwalten.

Was ist das wichtigste Element in einer Erinnerung?

Wenn du nur Zeit hast, eine Sache zu perfektionieren, dann sollte es dein Call-to-Action (CTA) sein. Aber nicht irgendein CTA. Der mächtigste, ohne Zweifel, ist ein unübersehbarer "Add to Calendar" Button.

Ein "Add to Calendar" Button bewirkt etwas Magisches: er verwandelt eine Information in einer E-Mail in einen echten, greifbaren Termin im persönlichen Kalender von jemandem. Sobald er in ihrem Kalender ist, übernimmt ihr eigenes Gerät mit Erinnerungen und reduziert dramatisch die Chance, dass sie es einfach vergessen.

Ehrlich gesagt, aus all unserer Erfahrung hier bei Add to Calendar PRO haben wir gesehen, dass diese eine Funktion durchgehend den größten Einfluss auf die Senkung der No-Show-Raten liefert. Es ist die Brücke zwischen ihrem Posteingang und ihrem tatsächlichen, alltäglichen Leben.

Sollte ich trotzdem noch E-Mails an Personen senden, die das Event zu ihrem Kalender hinzugefügt haben?

Ja, auf jeden Fall. Hör nicht mit der Kommunikation auf, nur weil sie das Datum gespeichert haben. Betrachte den Kalendereintrag als fantastisches Sicherheitsnetz, aber deine E-Mails erfüllen einen völlig anderen—und ebenso wichtigen—Zweck.

Deine E-Mails sind deine direkte Verbindung, um Vorfreude aufzubauen, Last-Minute-Updates zu teilen, die möglicherweise nicht im Kalendereintrag stehen, und Inhalte zu liefern, die ihre Erfahrung noch besser machen.

Du kannst hier sogar etwas strategisch vorgehen. Segmentiere deine Liste. Für diejenigen, die es noch nicht zu ihrem Kalender hinzugefügt haben, bleibt der hauptsächliche CTA "Add to Calendar." Für diejenigen, die es bereits haben, kannst du den CTA zu etwas wie "Vollständige Agenda ansehen" oder "An der Pre-Event-Diskussion teilnehmen" ändern. Wir haben tatsächlich eine ganze Anleitung darüber, wie du mit cleveren Taktiken genau wie dieser die Event-Teilnahme erhöhen kannst.

Was sind die besten Betreffzeilen für Event-Erinnerungen?

Deine Betreffzeile ist dein erster Eindruck in einem Meer von anderen E-Mails. Sie muss klar, prägnant sein und ein Gefühl der Dringlichkeit erzeugen. Das ist nicht der Ort für vage oder clevere, aber verwirrende Phrasen.

Versuche direkte, handlungsorientierte Varianten wie diese zu verwenden:

• "Erinnerung: Event Name ist morgen!"
• "Dein Link für Event Name - Beginnt in 1 Stunde"
• "Finale Details für Event Name"

Willst du es auf die nächste Stufe heben? Die Personalisierung der Betreffzeile mit dem Vornamen des Teilnehmers (z.B. "Jane, bist du bereit für Event Name?") ist ein einfacher Trick, der deine Öffnungsraten ernsthaft steigern kann. Das Ziel ist einfach: sage ihnen genau, wofür die E-Mail ist, während du ihnen einen überzeugenden Grund zum Klicken gibst.

Bei Add to Calendar PRO liegt unser gesamter Fokus darauf, dir die Tools zu geben, um einen nahtlosen Kommunikationsablauf aufzubauen, der mehr Menschen dazu bringt zu erscheinen, während du gleichzeitig Zeit sparst. Wir machen es unglaublich einfach, mächtige "Add to Calendar"-Funktionalität direkt in deine Website und E-Mails einzubetten und sicherzustellen, dass dein Event die Aufmerksamkeit bekommt, die es verdient. Entdecke, wie unser Service für dich funktionieren kann.